ファシリテーション入門！誰でもできる良い会議の進め方～無駄な会議とこれでさよなら～

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～①イントロダクション

みなさん、こんにちは！突然ですが、「いい会議」とはどんな会議を思い浮かべますか？
誰もが発言しやすく、スムーズに進行し、最後には全員が納得する結論に至る？そんな会議が理想ではないでしょうか？しかし、現実には時間が長引いたり、意見がまとまらなかったりすることも多いですよね。

私はそのうえでいい会議には３つのポイントで定義できると考えています。

このような会議を実現する上で重要になるのが「ファシリテーションスキル」です。今回は、初級編として、基本的な手順やコツを学びます。このスキルを身につければ、会議がもっと効率よく、そして有意義になるはずです。

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②ファシリテーターとは？

ファシリテーターは会議を進行し、議論を活性化させる役割を担う人です。
司会者や議長とは少し違い、発言を引き出し、全体をまとめるのが仕事です。

意見が対立している場合、ファシリテーターは双方の意見を整理し、共通点を見つけるサポートをします。これにより、議論が前向きに進みます。

ただし、全体をまとめると聞くと偉い人の仕事？と勘違いをされてしまいますが、そんなことはありません。

特にコンサルタントの世界では、比較的ジュニア層からファシリテーターを任されることも多いのです。（上位者はほかの仕事もあるからね。）例えば、２人だけの会議でも、それは会議であり、若手が上司のサポートすることでさえ、ファシリテーションのスキルが求められます。

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③会議の手順

効果的な会議には、以下のような手順を踏むことが重要です。

会議のPlan⇒Do⇒See

会議はPlan⇒Do⇒Seeのサイクルで行われることを意識してください。※各ステップ詳細は後述します

• 会議の計画（Plan）：会議を企画・設計・準備する時間です。
• 会議の実施（Do）：オープニング～討議～クロージングの流れで会議を実施する
• 会議の評価（See）：文章化、課題の明確化、決定事項やネクストアクションの整理

会議実施にはどんなステップがある？

1. 会議には「進捗会議」「問題解決会議」「アイディア発散会議」など様々な種類が存在する
2. 進め方はどれも共通どの会議にも以下のステップが存在する
   • オープニング（導入）
   • ボディ（討議）※発散⇔収束
   • クロージング（まとめ）
3. 一回の会議で「発散」「収束」のかたほうが実施されることもあるが、最終的には発散⇒収束を行う。練りこまれた結論を出すためには、発散で事実やアイディアを出し、収束で検討・評価する必要がある。

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④会議中に意識すべきポイント

会議中にファシリテーターが意識すべき点を解説します。

ゴールの明確化

ゴールがない会議は会議とは呼べません。
みなさんはこんな会議のアジェンダってみたことないですか？

もしかしたら、何がわるいの？って思うかもしれませんが、○○についてといった抽象的なテーマで、何を話せばいいのかわからなくなってしまいます。

１つゴール設定をする上で、ポイントになることをお話すると、、、
①会議の分類がなにかを考える。※アイディアの発散？結論の収束？事実の共有？
②会議参加者にどんなネクストアクションをとってもらいたいか

この点を踏まえて修正を加えるとこのほうが具体的です。

事前のゴールを明確にしたうえでファシリテーターは会議開始時に「ゴール」を宣言し共有すること・ゴールに向けてどのように議論を進めていくのか時間配分などを共有することが求められます。

議論のドライブ

議論をドライブ・ハンドリングするためには２つのポイントが鍵になります。

①参加者に意見を出してもらうためには、指名する方法とアイスブレイクさせていく２つのパターンが友好的です。

『指名する方法』はシャイな日本人に積極的に発言させ、コミットさせるために有効です。

『アイスブレイク』は、相手を気持ちよく誘導したり、批判を減らすことで、参加者の能力を最大限に発揮させることが出来ます。「批判禁止ですよ！」や「ブレスト中なので質より量！」といった発言で発言のハードルを下げていくことが出来ます。

②参加者と認識を合意することは、会議の方向性がブレないため、ブレてきた時の軌道修正のためにも有効です。そのためには『見える化』と『論点のコントロール』が大切になります。

『見える化』の具体的な方法として、ホワイドボードを活用したりします。ホワイドボード上で発散の時はとにかく書き出したり、色を使い分けたりします。ただし、いきなり大きな文字で書いたり、丁寧に書こうと思うあまり、スピードが出ないと会議の進行を遅らせてしまいます。

『論点のコントロール』では、冒頭で共有したゴールに向かうために必要な論点かどうかを判断していく必要があります。議論がヒートアップすると先の論点が出たりもしてしまい、これはいいことではあるが、ちょっとSTOPを×かける必要があります。ただし、その論点を否定してしまうと会議の空気が悪くなってしまうので、ボードなどでいい論点や意見として『見える化』しておいて、あなたの意見ももちろん大切にしてますよ！というメッセージを残しておくのも1つのコツです。

ラップアップ

会議終了時間の5分前になったら必ず、ラップアップを行いましょう。慣れないうちはそれくらいの意識がないと習慣化しません。

ラップアップでは主に「決定事項」「決まらなかったこと」「ネクストアクション」などを確認します。

もし時間がそれなければこの「決定事項」「決まらなかったこと」「ネクストアクション」の3点はメールにて必ず共有するようにするべきです。

⑤会議前に意識すべきポイント

会議の成功は準備で決まります！以下を意識しておきましょう。大きく会議前は３つのフェーズに分けて準備をしていきます。これからそのフェーズでどんなことをするべきか、ステップを紹介します。中でも一番伝えたいのは２つ！！この2つのポイントだけは逃さないでください

1. 企画フェーズ
   • 目的：会議のインプットとアウトプットを明確にする
     • 会議ゴールの設定⇒出席者の設定⇒会議日程の設定
2. 設計フェーズ
   • 目的：ゴールまでの論点と展開イメージを準備する
     • 論点の明確化⇒展開・着地点のイメトレ⇒会議資料作成
3. 事前準備
   • 場所の確保（会議室やオンライン設定など）⇒参加者の確保⇒アジェンダの送付
     

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⑥まとめ

ファシリテーションスキルは、会議をスムーズに進行させるための重要なスキルです。
「全員が参加しやすい雰囲気作り」や「議論の可視化」など、小さな工夫が大きな成果につながります。ぜひ、今回の内容を参考に、次の会議で実践してみてください。

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⑦推薦図書

会議をさらに良くするための本をいくつかご紹介します。

1. 『会議が絶対にうまくいく方法』
   会議を成功させるための具体的なノウハウが満載です。
2. 『ザ・ファシリテーター』
   ファシリテーションの理論から実践までを学べる一冊です。
3. 『1回の会議・打ち合わせで必ず結論を出す技術』
   総コン戦略チームの人が書いた、短時間で結果を出すためのテクニックが解説されています。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！