1. イントロダクション
SAP MMモジュールにおける発注プロセスは、企業の購買活動の中核をなす重要なプロセスです。本記事では、購買依頼（PR: Purchase Requisition）と購買発注（PO: Purchase Order）に焦点を当て、それぞれの役割や流れ、効率的な運用方法を詳しく解説します。SAP初心者やプロジェクト関与者が実務で役立つ知識を得られるように構成しています。
2. 発注プロセスの全体概要
発注プロセスは、企業が必要とする物品やサービスを調達する際に行われる一連の手続きを指します。SAP MMモジュールでは、このプロセスが購買依頼（PR）から始まり、購買発注（PO）の作成、承認、供給業者への送付と進行します。
3. 購買依頼（PR: Purchase Requisition）
購買依頼とは？
購買依頼は、社内の部署が特定の物品やサービスを購入する必要がある場合に発行される内部文書です。PRは、購買部門が発注を行うための基礎となるもので、特定の要件に基づいて生成されます。
PRの作成プロセス
- 要件の発生: 必要な物品やサービスが明確になった段階で、担当者がPRを作成します。
- 詳細の入力: PRには、物品の詳細、数量、希望納期、納入場所などの情報が入力されます。
- 承認プロセス: PRが作成されると、部門の承認者によって内容が確認され、承認されます。承認されたPRは次の段階へ進みます。
PRの管理と変更
PRは、状況の変化に応じて変更されることがあります。SAP MMモジュールでは、PRのステータスを追跡し、必要に応じて修正が加えられる仕組みが整っています。
4. 購買発注（PO: Purchase Order）
購買発注とは？
購買発注は、供給業者に正式に物品やサービスを注文するために発行される文書です。POは、PRに基づいて作成され、企業の購買契約を正式に開始するための法的拘束力を持ちます。
POの作成プロセス
- PRからの転送: 承認されたPRを基に、購買担当者がPOを作成します。
- 価格と条件の確定: POには、供給業者との間で合意された価格や納期、支払い条件が記載されます。
- 承認と送付: 作成されたPOは、購買部門および関連部門の承認を経て、供給業者に送付されます。
POの管理とフォローアップ
POの進行状況は、SAP MMモジュールでリアルタイムに追跡されます。供給業者からの納期遅延や数量変更などの対応も含め、フォローアップが行われます。
5. 購買依頼と購買発注の相互関係
購買依頼（PR）は、購買発注（PO）の基礎となるもので、両者は緊密に連携しています。PRが正確に作成されていることが、効率的でミスのない購買発注を行うための重要な要素です。
6. 発注プロセスの最適化とベストプラクティス
- 自動化の活用: SAPのワークフロー機能を活用することで、PRからPOへの転送や承認プロセスを自動化し、効率化を図ります。
- 供給業者とのコミュニケーション: PO作成時に供給業者との密なコミュニケーションを行い、誤解や納期遅延を防ぐことが重要です。
- データの整合性維持: PRとPOのデータが一致していることを確認し、後続のプロセスでのエラーを最小限に抑えます。
7. 関連するマスタとトランザクションコード
関連マスタデータ
- 仕入先マスタ（Vendor Master）: 仕入先に関する情報を管理します。仕入先の基本情報、購買情報、財務情報が含まれます。
- 品目マスタ（Material Master）: 購買、在庫管理、会計など、さまざまな業務プロセスで使用される品目に関する詳細情報を管理します。
関連トランザクションコード
- ME51N: 購買依頼（PR）の作成。購買プロセスの最初のステップです。
- ME52N: 購買依頼（PR）の変更。状況に応じてPRを修正する際に使用します。
- ME53N: 購買依頼（PR）の照会。作成されたPRの内容を確認できます。
- ME21N: 購買発注（PO）の作成。PRに基づいて発注書を作成します。
- ME22N: 購買発注（PO）の変更。発注後に変更が必要な場合に使用します。
- ME23N: 購買発注（PO）の照会。発注書の詳細を確認できます。
8. よくある質問（FAQ）
- Q1: 購買依頼（PR）と購買発注（PO）の違いは？
A: PRは社内で発行される購買要求書であり、POは供給業者に発行される正式な注文書です。 - Q2: SAPで購買プロセスを自動化する方法は？
A: ワークフロー機能を利用することで、PRからPOへの自動転送や承認プロセスの自動化が可能です。
9. まとめ
SAP MMモジュールにおける発注プロセス（PRとPO）は、企業の購買活動を効率的に管理するために重要な役割を果たします。適切なマスタデータの管理と、トランザクションコードを使いこなすことで、ミスのない迅速な発注プロセスを実現できます。この記事を参考に、発注プロセスの最適化を図り、ビジネスの効率化を進めましょう。
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